Prieš porą savaičių baigėsi 11‘toji Europinė energetikos ekonomikos konferenciją . Man irgi teko truputi prikišti rankas prie šio renginio organizavimo, dėl to noriu pasidalinti įspūdžiais. Turiu pripažinti, kad tokio formato konferencijas organizuoti Vilnius nėra tinkama vieta. Pirma problema, su kuria susidūrėme – vietos konferencijai parinkimas. Buvo reikalingas viešbutis (pageidautina arčiau centro). Iš bėdos būtų tikęs ir salių kompleksas esantis netoli vieno/kelių didelių viešbučių. Reikalavimai salėms: viena didelė galinti sutalpinti iki 400 žmonių ir 8 mažos (20-120 žmonių). Tokias sales Vilniuje pavyko rasti 3: Vilono, Bevalio ir Litexpo. Litexpo atkrito iškarto dėl nepatogios vietos. Vilonas irgi nelabai tiko, nes yra toliau nuo miesto. Taigi šioje srityje Revalis yra praktiškai monopolistas ir jie tai žino: derėtis dėl kainų buvo labai sunku. Ne mažesnė problema yra ir maitinimas. Tradicija reikalauja, surengti vieną sėdimą vakarienę ir vakarienę furšetą (stovimą). Susodinti mums reikėjo apie 350 žmonių. Vilniuje yra vienintelė vieta, kur tai galima padaryti daugiau/mažiau vienoje erdvėje – Belmontas. Turiu pripažinti, kad jie turi nuostabiau atrodantį pastatų kompleksą. Visiems labai patiko. Bet va su maistu nepasisekė: gavom daug neoficialių nusiskundimų. Be to, kaip vieninteliai savo nišoje, kainų jie nebuvo linkę nuleisti. Su stovima vakariene neturėjom didesnių problemų, nes mums reikėjo „pamaitinti“ tik apie 250 žmonių. Jei būtų prireikę daugiau – tikriausiai vėl būtume susidūrę su problemomis.
Tiesa, bendravimas su galerijomis, kurios nuomoja patalpas tokiems renginiams irgi turi savu niuansu: kadangi didžiąja dalį gautų pajamų tenka atiduoti ministerijai.. suinteresuotumo, be papildomo paskatinimo taip pat nelabai yra. Beje, antrajai vakarienei maistą mums tiekė Taurakalnis. Likom sužavėti tiek maisto kokybe tiek aptarnavimu (tiesa, kainavo irgi nepigiai, nors tai ir buvo mažiausias pasiūlymas).
Apibendrinant – dalyvavimas šioje „košėje“ buvo įdomus. Pasižiūrėjus į konferencijos organizavimą iš vidaus, pradedi geriau suprasti kaip ir kodėl viskas vyksta.
Keletas pastebėjimų:
Jei biudžetas spaudžia – niekada nesinaudokite nei tarpininkų nei viešbučių paslaugomis. Pavyzdžiui pirminiame technikos (kompiuteriai, pelės, projektoriai) nuomomos pasiūlyme (tikriausiai viešbučio) kainos buvo ant tiek sukeltos, kad už 3 dienų kompiuterių nuomą, bes būtume galėję nusipirkti naujus ekonominės klasės nešiojamus kompiuterius, o už vienos dienos pelytės nuomą (čia ne pokštas.. pasiūlyme tikrai buvo išskirta kompiuterinė pelė) buvo galima nusipirkti 2 Logitech optines peles (pigiausias žinoma). Kadangi kompiuterius nuomojomės „patys“ sumokėjome 8-9 kartus pigiau. Panaši situacija buvo ir su projektoriais. Likus mėnesiui iki konferencijos.. viešbutis mažose salėse juos mums siūlė už 350, likus nepilnai savaitei jau už 100 :).
Beje, viešbutis prieš konferenciją mums nemažą kiaulystę iškrėtė: parsidavė kitai kompanijai, dėl to keitėsi pavadinimas, dingo vidutinės klasės kambariai ir t.t. Vienu žodžiu daug papildomos sumaišties.
Žinoma, būtų galima dar daug rašyti ir apie išalkusius tautiečius, ir apie būtinybę visus susitarimus patvirtinti parašais, bet gal geriau reik pasidžiaugti kad viskas praėjo sėkmingai .
pataisysiu – viešbutis reval lietuva jau gan senokai pakeitęs vardą į radisson san blu.
Tas senokai.. mazdaug pries gera pusantro menesio… kaip tik iki konferencijos buvo like menesiukas.
[…] naudos, paskaitykite apie konferencijų organizavimą. Kiti straipsniai « Korano deginimas: tik žodžiai, o jau yra aukų Palikti […]
Taip, Taurakalnio maistas geras, o Belmonte maistas yra labai prastas. kažkada – prieš 6 – 7 metus ten buvo neblogas, bet dabar mes ten valgyti nebevažiuojam – pasigrožim gamta ir važiuojam kur nors kitur.